Was bei FT Work & Design tatsächlich im CRM steht
Eine Anfrage kommt herein, und ab da fasst ein Mensch sie nur noch an, um zu verkaufen. Alles andere — anlegen, anreichern, zuordnen, erinnern, nachfassen, ablegen, weiterschieben — erledigt das System. Dieses Dokument beschreibt Bauteil für Bauteil, was dabei wann passiert.
Pipedrive ist nicht die Software. Pipedrive ist der Betriebsstand.
Die Firma verkauft Terrassenüberdachungen, Markisen, Wintergärten und Carports. Der Verkauf beginnt bei Meta und Google, läuft über Telefon und Ausstellung, geht in Aufmaß, Angebot, Materialbestellung, Montage und endet bei der Schlussrechnung. Vierzehn Systeme berühren diesen Ablauf. Nur eines davon muss ein Mensch morgens öffnen.
Momentaufnahme vom 13.08.2026, direkt aus dem Pipedrive-Konto und der Make-Umgebung ausgelesen.
Die drei Ebenen
Pipedrive
- Leads mit Herkunft bis auf die einzelne Anzeige
- Deals in 15 Stages bis zur bezahlten Schlussrechnung
- Aktivitäten als Arbeitsvorrat, inklusive eigener Typen für Ausstellung, Aufmaß und Warenbestellung
- Notizen als lückenlose Akte je Kunde
- Felder, die Fremdsysteme miteinander verheiraten
Elf Türen, ein Postfach
Jede Quelle hat ihre eigene Automation, aber alle enden im selben Format: eine Person, ein Lead, eine Notiz mit dem, was der Interessent geschrieben hat, und ein Produktfeld, an dem später alles hängt.
| Eingang | Auslöser | Was sofort entsteht | Wer erfährt davon |
|---|---|---|---|
| Meta · Terrassenüberdachung | Lead-Formular, sofort | Person, Lead, Notiz mit vier Formularantworten; Produkt wird aus einer Mapping-Tabelle gelesen, bei Unbekanntem fällt es auf „Allgemein“ zurück | Mail an Felix, zwei iPhone-Pushes |
| Meta · Gastro / SUNRAIN | Lead-Formular, sofort | gleicher Ablauf, eigene Kampagnenlogik | Mail, zwei Pushes |
| Meta · Carport | Lead-Formular, sofort | Produkt fest auf Carport, Notiz mit Anzahl Autos, Dachform, Anbringungsort | Mail, zwei Pushes |
| Meta · Markisen-Guide Lead-Magnet | Lead-Formular, sofort | Lead mit eigenem Label und Warnhinweis in der Notiz: „Kontakt hat den kostenlosen Guide angefordert, KEINE direkte Beratungsanfrage“, dazu eine vorbereitete Anrede für spätere Mails | nur Pushes, bewusst keine Mail |
| Meta · Überdachungs-Guide Lead-Magnet | Lead-Formular, sofort | gleicher Ablauf, eigenes Label | nur Pushes |
| Google Ads | Lead-Formular, sofort | Person mit Postleitzahl, Lead mit Kampagnen-, Anzeigengruppen- und Creative-ID | Mail, zwei Pushes |
| Website-Formular | Elementor, sofort | Person, Lead auf Markise, Seiten-URL als Quelle | Mail, zwei Pushes |
| Angebots-Landingpage | eigene Seite, sofort | Lead mit vollständiger Herkunft: Quellseite, Referrer, alle UTM-Parameter, Facebook- und Google-Klick-ID; das gewählte Produkt wird nachträglich ins Mehrfachfeld geschrieben, sofern es nicht „Noch unklar“ ist | Mail an Felix und Valentin, zwei Pushes |
| E-Mail-Anfragen Sprachmodell | Postfach office@, alle 90 Minuten | ein Modell liest die Mail, zieht Vorname, Nachname, Telefon, E-Mail und Produkt heraus und legt den Lead an; findet es keinen echten Interessenten, passiert nichts | — |
| Calendly | Buchung, sofort | kein Lead, sondern direkt ein Deal in Terminvereinbarung — inklusive Suche, ob die Person schon existiert | Mail, drei Pushes |
| Telefon | CloudTalk, alle 15 Minuten geprüft | verpasste Anrufe und Mailbox-Nachrichten werden dem offenen Deal oder Lead zugeordnet; gibt es keinen, entsteht ein Lead „Rückruf erforderlich“ | — |
An jedem Lead hängen bis zu acht Herkunftsfelder: Anzeigen-ID, Anzeigenname, Anzeigengruppe, Kampagne, Formular, Leadgen-ID. Damit ist am Ende jeder gewonnene Auftrag bis zur einzelnen Anzeige zurückverfolgbar — nicht bis zum Kanal, bis zum Motiv.
Sechs Phasen, und was in jeder von allein passiert
Links steht, was die Maschine tut. Rechts steht, wofür ein Mensch gebraucht wird. Die rechte Spalte ist der eigentliche Beweis: sie ist kurz.
Automatisch
- Person wird angelegt, mit Telefon, Mail und Postleitzahl.
- Lead wird angelegt, benannt nach Kunde und Produkt, mit Label und Produktfeld.
- Die Herkunft wird in die Trackingfelder geschrieben, bis hinunter zur Anzeigen-ID.
- Eine Notiz hält fest, was der Interessent im Formular angekreuzt hat.
- Felix bekommt eine Mail und zwei Pushes aufs Handy.
- Das CRM verschickt die Willkommensmail an den Kunden und legt die Aufgabe Erstanruf Lead – Name an. In der Akte steht danach: „Welcome-Mail gesendet. Erstanruf-Aktivität erstellt.“
Mensch
- Anrufen.
Automatisch
- Beim ersten Nichterreichen geht Mail 1 der Strecke raus und eine SMS: „Ich hatte gerade versucht, Sie zu erreichen“ — mit Link zur Terminbuchung.
- Beim zweiten Mal Mail 2 und die zweite SMS.
- Beim dritten Mal folgen drei weitere Mails in Serie, dazu die letzte SMS: „Falls Ihr Vorhaben noch aktuell ist, melden Sie sich gerne.“
- Jede versendete Mail schreibt sich selbst in die Akte, mit Namen der Vorlage.
- Verpasste Anrufe und Mailboxnachrichten hängen sich im Viertelstundentakt an den richtigen Vorgang.
Mensch
- Anrufen, und den Status im CRM setzen.
- Alles Weitere hängt an diesem einen Klick.
Automatisch
- Bucht jemand über Calendly, sucht das System zuerst, ob die Person schon existiert, hängt den Termin an den vorhandenen Deal statt eine Dublette zu bauen und schiebt ihn auf Terminvereinbarung.
- Der Ausstellungstermin landet als eigener Aktivitätstyp im Kalender, mit der Adresse der Ausstellung.
- Wird ein Aufmaßtermin gesetzt, entsteht ein 45-Minuten-Termin an der Adresse des Kunden, gezogen aus dem Kontakt.
- Am Vortag erinnert eine SMS an den Aufmaßtermin.
- Nach dem Versand des Angebots geht eine SMS raus, die auch auf den Spam-Ordner hinweist, später eine zweite zum Nachfassen.
Mensch
- Beraten, aufmessen, das Angebot in Lexware Office kalkulieren und verschicken.
- Den Deal auf Angebotsnachverfolgung ziehen.
Automatisch
- Der Kunde wird in Lexware Office angelegt — aber nur, wenn er dort noch nicht existiert.
- Kundennummer und Kontakt-ID werden zurück in den Deal geschrieben. Diese ID ist das Scharnier: über sie findet später jede Rechnung und jeder Lieferschein von allein den richtigen Vorgang.
- In der Akte steht: „Kontakt wurde in Lexoffice angelegt – 12446“.
- Alle 90 Minuten prüft das System bezahlte Rechnungen. Ist die Anzahlung da, springt der Deal auf Anzahlung geleistet, Material bestellen — allerdings nur aus früheren Stages heraus, damit nichts rückwärts läuft.
- Ist die Schlussrechnung bezahlt, springt er auf Schlussrechnung bezahlt. Jede Zahlung landet als Notiz mit Betrag und Link zum Beleg.
- Lässt sich eine Zahlung keinem Deal zuordnen, bekommt Felix eine Mail mit dem Hinweis, welches Feld fehlt. Beim nächsten Lauf zieht das System es selbst nach.
Mensch
- Auftrag bestätigen und Rechnungen in Lexware Office stellen.
- Zahlungen abhaken: gar nicht. Das läuft.
Automatisch
- In der Handwerkersoftware entstehen Kunde und Bauvorhaben, Status „Neues Projekt in der Planung“. War der Kunde schon einmal da, wird sein Datensatz wiederverwendet statt doppelt angelegt.
- Pascal bekommt die Mail zum Einplanen, Ingo die Mail zur Materialprüfung.
- Für jeden Deal existiert ein Google-Drive-Ordner nach festem Muster, dessen Link im Deal steht. Die Dokumente daraus wandern ans Bauvorhaben.
- Eine Aufgabe Material bestellen für … wird auf sieben Tage später gesetzt.
- Lieferantenmails an das Sammelpostfach werden von einem Sprachmodell gelesen: Es erkennt Lieferant, Dokumenttyp und Kommission, hängt Auftragsbestätigungen und Lieferscheine an den richtigen Deal und schreibt eine Notiz dazu. Findet es nichts, geht eine Mail an Felix.
- Lieferscheine aus Lexware Office landen dreifach: als PDF am Deal, am Bauvorhaben und im Drive-Ordner.
- Der Monteur füllt seine Checkliste in der Handwerkersoftware aus. Ein Sprachmodell liest den Rapport als PDF und antwortet ausschließlich mit „vollständig“ oder „unvollständig“.
- Bei vollständig springt der Deal auf Bereit zur Montage und Pascal erfährt, dass der Termin steht. Bei unvollständig entsteht die Aufgabe „Material unvollständig. Sofort drum kümmern.“ plus Mail: die Montage muss verschoben werden.
Mensch
- Material bestellen.
- Im Lager abhaken, was da ist — in der Handwerkersoftware, nicht im CRM.
Automatisch
- Neun Tage vor der Montage legt das System die Aufgabe Montagefreigabe prüfen an und setzt das Feld Montagebereit zurück auf leer, damit kein altes Ja aus einem verschobenen Termin durchrutscht.
- Einen Tag vorher prüft es dieses Feld. Steht dort Ja und ist eine Nummer hinterlegt, geht die SMS an den Kunden: „Morgen ist es soweit. Wir freuen uns auf die Montage.“
- Steht dort nichts, geht auch nichts raus. Die Freigabe ist bewusst ein Mensch.
- Nach der Montage laufen Rechnungsstellung und Zahlungsabgleich wieder über die Strecke aus Phase 4 bis auf Schlussrechnung bezahlt.
Mensch
- Ein Feld auf Ja setzen.
- Montieren.
Fünfzehn Stationen, von denen sieben sich selbst weiterschieben
Der Deal wandert nicht, weil jemand ihn zieht, sondern weil in einem anderen System etwas passiert ist: eine Zahlung, eine Checkliste, ein Rapport. Blau hinterlegt sind die Stationen, die eine Automation selbst setzt. Orange ist die eine Stelle, an der ein Mensch bewusst freigeben muss.
Station 13 ist im CRM kein eigener Stage, sondern das Feld „Montagebereit“ am Deal. Es steht hier, weil es die einzige echte Freigabe im Ablauf ist.
Neben der heutigen Pipeline liegt die alte Anfrage-Pipeline von 2024 mit 29 Stages. Darunter: „1x Telefonisch nicht erreicht erneut anrufen!“, „2x Telefonisch nicht erreicht erneut anrufen!“, „Erinnerungsmail versendet / noch keine Rückmeldung“, „zweite Erinnerungsmail“, „Warten!!!“. Das war der Versuch, Nachfassen über Stages zu organisieren — also mit der Hand. Genau diese fünfzehn Zeilen sind heute Automationen. In der alten Pipeline liegen noch 68 offene Vorgänge.
Die 27 Automationen, sortiert nach dem, was sie verhindern
| Automation | Läuft | Verhindert |
|---|---|---|
| Anfragen aufnehmen | ||
| Meta Terrassenüberdachung → CRM | sofort | dass ein bezahlter Lead im Postfach liegen bleibt |
| Meta Gastro / SUNRAIN → CRM | sofort | dasselbe für die Gastro-Kampagne |
| Meta Carport → CRM | sofort | dasselbe für Carports |
| Meta Markisen-Guide → CRM | sofort | dass ein Guide-Downloader wie eine heiße Anfrage behandelt wird |
| Meta Überdachungs-Guide → CRM | sofort | dasselbe für den zweiten Magneten |
| Google Ads Formular → CRM | sofort | dass Google-Leads ohne Kampagnenbezug ankommen |
| Website-Formular → CRM | sofort | Anfragen, die nur als Mail existieren |
| Angebots-Landingpage → CRM | sofort | dass die Herkunft der teuersten Anfragen verloren geht |
| E-Mail-Anfragen lesen KI | 90 Min | dass formlose Mails nie im CRM landen |
| Calendly → Deal | sofort | Doppelkontakte und vergessene Ausstellungstermine |
| Kontakt halten | ||
| Verpasste Anrufe zuordnen | 15 Min | Rückrufe, die niemandem gehören |
| SMS-Versand, sechs Vorlagen | sofort | stilles Verschwinden nach dem dritten Klingeln |
| Aufmaßtermin anlegen | sofort | Termine ohne Adresse im Kalender |
| Geld nachhalten | ||
| Kunde nach Lexware Office | sofort | doppelt gepflegte Stammdaten |
| Zahlungsabgleich | 90 Min | Deals, die bezahlt sind und trotzdem offen aussehen |
| Lieferscheine zuordnen | 90 Min | PDFs, die nur im Buchhaltungssystem liegen |
| Lieferantenmails sortieren KI | 90 Min | ein Sammelpostfach, das niemand durchsieht |
| Bauen und montieren | ||
| Projekt in der Handwerkersoftware anlegen | sofort | Abtippen zwischen Vertrieb und Werkstatt |
| Kundennummer übernehmen | sofort | doppelte Kundenakten bei Folgeaufträgen |
| Materialcheckliste auswerten | 90 Min | Montagen, die vor leerem Lager stehen |
| Monteur-Rapport lesen KI | 90 Min | dass ein PDF entscheidet, ob jemand hinfährt |
| Montagefreigabe und Kundeninfo | täglich 07:00 | Kunden, die nicht wissen, dass morgen jemand kommt |
| Google-Drive-Kundenordner | 90 Min | Unterlagen ohne festen Platz |
| Rundherum | ||
| Bewerbungen, Absagemails, Mitarbeiterformular | täglich / 90 Min | Personalarbeit im selben Rahmen |
| Deal-Änderungen nach Google Sheets | sofort | fehlende Historie für Auswertungen |
| Rapport-Weiterverarbeitung, Benachrichtigungen | 90 Min | Nachfragen per Zuruf |
Im selben Ordner liegen weitere 43 abgeschaltete Automationen. Sie sind die Baugeschichte: frühere Formularanbindungen, Trello-Zeit, erste Angebotsstrecken.
Die Felder, an denen der ganze Rest hängt
Automationen funktionieren nicht, weil sie clever sind, sondern weil an einer Handvoll Felder immer derselbe Wert steht. Diese hier tragen das System.
| Feld | Steht am | Wofür es da ist |
|---|---|---|
| Produkt | Lead und Deal | Elf Ausprägungen von Terrassenüberdachung bis Pergolamarkise. Steuert Zuordnung, Auswertung und Ansprache. Unbekanntes fällt auf „Allgemein“. |
| Lexware-Kontakt-ID | Deal | Das Scharnier zur Buchhaltung. Über sie finden Rechnungen, Zahlungen und Lieferscheine ihren Deal. |
| Kundennummer | Deal | Kommt aus Lexware Office zurück und wandert weiter in die Handwerkersoftware. |
| Bauvorhaben-ID | Deal | Verbindet den Verkaufsvorgang mit dem Projekt in der Werkstatt. |
| Kunden-ID Handwerkersoftware | Deal und Kontakt | Sorgt dafür, dass ein Stammkunde beim zweiten Auftrag nicht neu angelegt wird. |
| Montagetermin | Deal | Das Datum, auf das die tägliche Prüfung um sieben Uhr schaut. |
| Montagebereit | Deal | Ja oder Nein. Die einzige Handbremse im Ablauf, wird vor jedem Termin zurückgesetzt. |
| Materialstatus | Deal | Vollständig oder unvollständig, gesetzt vom Sprachmodell aus Checkliste und Rapport. |
| Zahlungsdatum | Deal | Wird beim Zahlungsabgleich gestempelt. |
| Kundenordner | Deal | Link auf den Google-Drive-Ordner, automatisch angelegt und eingetragen. |
| Herkunftsfelder | Lead | Anzeigen-ID, Anzeigenname, Anzeigengruppe, Kampagne, Formular, Leadgen-ID, dazu Quelle und UTM-Kette. |
| Anrede | Kontakt | Vorbereitete persönliche Ansprache, damit spätere Mails nicht „Hallo ,“ sagen. |
Eigene Aktivitätstypen
Neben Anruf, Termin und Aufgabe gibt es drei selbst gebaute Typen, weil der Betrieb genau diese drei Dinge plant: Ausstellungsbesuch, Aufmaßtermin und Warenbestellung. Dadurch ist der Kalender nicht nur voll, sondern lesbar.
Was bewusst beim Menschen bleibt
Die Maschine macht
Anlegen, anreichern, benachrichtigen, erinnern, zuordnen, ablegen, nachfassen, Stages weiterschieben, Zahlungen abgleichen, Dokumente einsortieren, Termine mit Adressen versehen und alles in der Akte protokollieren.
Der Mensch macht
Anrufen, beraten, aufmessen, kalkulieren, Angebot verschicken, Material bestellen, Montage freigeben, montieren. Also das, wofür der Kunde bezahlt.
Die Angebotskalkulation — die passiert im Kopf und in Lexware Office, nicht im Ablauf. Die Montagefreigabe — ein Feld, das ein Mensch auf Ja setzt, sonst geht keine SMS an den Kunden. Der Anruf selbst — das System sorgt nur dafür, dass er auf einer Liste steht und niemand doppelt oder gar nicht angerufen wird.
Was das in Zahlen bedeutet
| Beobachtung | Wert |
|---|---|
| Notizen in sechs Wochen, 1. Juli bis 13. August | 500 |
| davon maschinell geschrieben | rund 390 |
| Neue Leads im Juli | 93 |
| Neue Leads im August, bis zum 13. | 49 |
| Offene Deals im Bestand | 314 |
| Offenes Volumen | 3,23 Mio € |
| Gewonnene Deals im Konto | über 500 |
Alle Werte am 13.08.2026 direkt aus dem Konto gezogen. Die Zahl der gewonnenen Deals ist nach unten begrenzt, weil die Abfrage bei 500 Datensätzen endet.
Was beim Auslesen zusätzlich aufgefallen ist
Diese Punkte gehören nicht in ein Verkaufsgespräch, sondern auf die Aufgabenliste. Sie sind der Grund, warum ein Aufbau eine laufende Betreuung braucht.
| Beobachtung | Wirkung | Einschätzung |
|---|---|---|
| Bei der Lieferantenmail-Sortierung widersprechen sich Filterbedingungen und Zweignamen. Wörtlich gelesen laufen die Zweige „Zuordnung über Kommission“ und „keine Zuordnung“ nicht mehr an. | Mails ohne reine Deal-Nummer werden vermutlich still verworfen statt gemeldet. | prüfen Sieht nach Nebenwirkung einer späteren Änderung aus. |
| Keine der zehn Eingangsautomationen sucht vorher nach einer bestehenden Person. Nur Calendly tut das. | Fragt derselbe Interessent zweimal an, entstehen zwei Kontakte. | bekannt Lohnt sich als Standardbaustein für alle künftigen Aufbauten. |
| Beim Anlegen eines Projekts in der Handwerkersoftware hängt nur der eine Zweig Dokumente an. Der Zweig für Bestandskunden lädt sie herunter und legt sie nirgends ab. | Bei Folgeaufträgen fehlen die Unterlagen am Bauvorhaben. | Fix Ein fehlendes Modul. |
| Die Checklisten-Abfrage holt jeweils den letzten Tag und läuft alle 90 Minuten. | Dieselbe Checkliste kann mehrfach verarbeitet werden. | Fix Bräuchte einen Merker wie beim Zahlungsabgleich. |
| Zwei Eingangsautomationen tragen noch Betreffzeilen und Texte aus einer alten Kampagne. | Interne Benachrichtigungen sind irreführend beschriftet. | Kosmetik |
| In einer Automation steht ein Zugangspasswort im Klartext in der Adresszeile des Aufrufs. | Sicherheitsrisiko, sobald jemand den Ablauf exportiert oder teilt. | wichtig Gehört in die Verbindungsverwaltung. |
| Die alte Anfrage-Pipeline mit 29 Stages ist weiter aktiv befüllt, 68 offene Vorgänge. | Zwei Wahrheiten über den Bestand. | Aufräumen |
Nicht als Zahlenbeweis — dafür ist die Datenlage im Konto zu gemischt. Sondern als Beweis für Bauart und Tiefe: elf Eingänge auf ein Format gebracht, vier Fremdsysteme über zwei Felder verheiratet, drei Sprachmodell-Strecken für genau die Arbeit, die sonst niemand macht, und ein Ablauf, in dem ein Mensch genau dreimal bewusst eingreift. Das ist der Unterschied zwischen „wir richten euch ein CRM ein“ und „wir bauen euch den Betriebsstand“.
Das System hat ein perfektes Gedächtnis und kein Gewissen
Alles, was gebaut wurde, funktioniert. Nichts geht verloren, alles ist protokolliert, jedes Dokument liegt am richtigen Ort. Und trotzdem stehen 531.000 € an Angeboten seit über einem Monat still, 138 von 170 Anfragen haben keinen nächsten Schritt, und 82 % aller offenen Aufgaben sind überfällig. Das ist kein Widerspruch. Das ist die Grenze der gebauten Bauart.
Ein System, das erfasst, macht die Arbeit sichtbar. Es macht sie nicht weniger. Der nächste Aufbau muss entscheiden, nicht nur mitschreiben — und genau daraus wird ein Produkt, das sich von allein verkauft.
Was im Konto steht, wenn man es unfreundlich betrachtet
Alles am 13.08.2026 aus dem laufenden Konto gerechnet, nicht geschätzt.
Die Stage heißt Angebotsnachverfolgung. Der Median der Vorgänge darin liegt bei 40 Tagen ohne Bewegung. Genau das Problem, gegen das die ganze Anlage gebaut wurde, ist an der Stelle am größten, die nach ihm benannt ist. Nicht weil etwas kaputt ist — sondern weil an dieser Stelle nichts automatisch passiert, sobald die drei SMS durch sind.
Vier Konstruktionsentscheidungen, die sich jetzt rächen
1. Das System benachrichtigt, statt zu priorisieren
Jede Anfrage löst zwei Handy-Pushes und eine Mail aus. Bei 93 Leads im Juli sind das rund 280 Signale im Monat, alle gleich laut, alle gleich dringend. Ein Mensch stumpft dagegen ab — und das ist keine Charakterfrage, das ist der vorhersehbare Ausgang. Die 82 % überfälligen Aufgaben sind die Quittung für ein System, das nie sagt, was heute das Wichtigste ist.
2. Es erzeugt Aufgaben, kennt aber keinen Verfall
Jede Automation legt Aktivitäten an. Keine räumt je eine ab. Verpasste Anrufe machen inzwischen ein Viertel der offenen Liste aus und werden nie erledigt, weil sie keine Arbeit sind, sondern ein Ereignis. Eine Liste, in der ein Drittel Rauschen steht, wird nicht mehr gelesen. Danach ist auch der Rest unsichtbar.
3. Es erinnert Menschen, statt selbst nachzufassen
Die einzige echte Nachfass-Strecke endet nach drei erfolglosen Anrufen. Danach: Stille. Für Angebote gibt es zwei SMS und keine Kadenz mit Ende. Für die 122 Guide-Leads, die als Lead-Magnet bezahlt wurden, gibt es gar nichts — sie bekommen eine Warnnotiz für den Vertrieb und werden dann nie wieder angefasst. Der teuerste Teil des Trichters hat die schwächste Mechanik.
4. Es weiß nicht, was gewonnen ist
45 Vorgänge stehen auf Schlussrechnung bezahlt und gleichzeitig auf offen. Dadurch ist im Konto keine Abschlussquote berechenbar, keine Durchlaufzeit, kein Vorher-Nachher. Für ein Angebot mit Garantie ist das die gefährlichste Lücke von allen — man kann den eigenen Erfolg nicht beweisen, und der Kunde seinen auch nicht.
Alle vier Punkte sind derselbe Konstruktionsfehler in vier Kleidern: Das System kennt Ereignisse, aber keinen Zustand. Es reagiert vorwärts auf das, was passiert, und schaut nie auf das, was nicht passiert. Genau dort liegt das Geld.
Was das Produkt können muss, damit es sich selbst verkauft
Heute
366 offene Aufgaben, 315 davon überfällig, dazwischen 100 verpasste Anrufe. Wer morgens hineinschaut, sieht eine Wand und macht sie wieder zu.
Ausbaustufe 2
- Eine Liste pro Tag, höchstens zehn Zeilen, sortiert nach offenem Wert mal Frische mal Abschlusswahrscheinlichkeit.
- Ereignisse wie verpasste Anrufe verfallen nach 48 Stunden von allein oder werden zur Aufgabe befördert — nie beides in derselben Liste.
- Ein Push am Morgen statt fünfundzwanzig über den Tag: „Drei Anrufe heute, zusammen 47.000 €.“
- Jede Zeile trägt den Grund mit: seit wann, wie viel, was zuletzt passiert ist.
Heute
Nach drei erfolglosen Anrufen endet die Strecke. Angebote bekommen zwei SMS. Lead-Magnete bekommen nichts. Alles Weitere hängt daran, dass ein Mensch daran denkt.
Ausbaustufe 2
- Eine harte Regel: kein offener Vorgang ohne nächsten Schritt oder Enddatum. Technisch erzwungen, täglich geprüft, nicht der Disziplin überlassen.
- Angebotskadenz mit Anfang und Ende: Tag 2, 5, 12, 25, dann Entscheidung — gewonnen, verloren oder Wiedervorlage in sechs Monaten.
- Eigene Strecke für Lead-Magnete: der Guide, dann drei Mails, die vom Thema zum Angebot führen, dann Übergabe an den Vertrieb — aber erst, wenn jemand geklickt hat.
- Rückholung für alles, was älter als 90 Tage ist, inklusive der 68 Altvorgänge aus der stillgelegten Pipeline.
Heute
Drei Sprachmodell-Strecken, alle für Postfacharbeit: Mails lesen, Lieferscheine einsortieren, ein Rapport-PDF auf „vollständig“ prüfen. Nützlich, aber am Rand des Geschäfts.
Gleichzeitig schreibt die Telefonanlage bereits zu jedem Gespräch eine Zusammenfassung ins CRM. Diese Zusammenfassungen liest niemand und nutzt nichts.
Ausbaustufe 2
- Das Gespräch füllt den Vorgang: Maße, Produkt, Budget, Termin und der genannte Einwand landen als Felder, nicht als Fließtext.
- Nach dem Anruf steht der Vorschlag für den nächsten Schritt da, samt fertigem Nachfasstext in der Sprache des Kunden.
- Ein Modell liest jeden Morgen den ganzen Bestand und beantwortet eine Frage: Wo kippt gerade etwas? Nicht nach Regeln, nach Kontext.
- Angebotsentwurf aus Aufmaßdaten und Vorlagen — die größte verbliebene Handarbeit, und die, an der der Engpass hängt.
Heute
Keine Abschlussquote, keine Durchlaufzeit, kein Report. Die Herkunft jeder Anfrage wird bis zur einzelnen Anzeige mitgeschrieben — und nirgends ausgewertet. Die Strecke, die gewonnene Aufträge an Meta zurückmeldet, ist gebaut und abgeschaltet.
Ausbaustufe 2
- Der Ausgangswert wird am Tag null automatisch gemessen: Anfragen ohne Angebot, Angebote ohne nächsten Schritt, Tage bis zum Angebot.
- Ein Einseiter pro Woche, automatisch, mit denselben fünf Zahlen — an den Inhaber, nicht ins CRM.
- Gewonnene Aufträge gehen als Umsatzsignal zurück an Meta und Google. Das Werbekonto lernt an echten Aufträgen statt an Formularabsendungen.
- Sauberer Abschluss: gewonnen heißt gewonnen, damit überhaupt gerechnet werden kann.
Der No-Brainer ist nicht das System. Es ist die Rechnung davor.
Was diese Seite an einem Nachmittag aus einem fremden CRM geholt hat, ist das stärkste Verkaufsinstrument im ganzen Angebot: drei Zahlen aus den eigenen Daten des Interessenten, bevor er etwas kauft.
| Die drei Zahlen | Bei FT Work & Design | Was sie beim Interessenten auslösen |
|---|---|---|
| Wie viel Angebotsvolumen steht still? | 531.370 € | Die Zahl ist immer größer, als der Inhaber denkt. Sie ersetzt jedes Argument. |
| Wie viele Vorgänge haben keinen nächsten Schritt? | 138 von 170 | Macht aus einem Bauchgefühl einen Zustand, über den man reden kann. |
| Wie alt ist die älteste unerledigte Aufgabe? | 90 Tage | Trifft den wunden Punkt, ohne jemanden anzugreifen. Der Ablauf ist schuld, nicht das Team. |
Der Zielkunde hat laut eigenem Profil bereits ein CRM. Lesezugriff genügt, die Auswertung ist immer dieselbe, sie dauert nach dem ersten Mal unter einer Stunde und lässt sich vollständig automatisieren. Damit hat der Cold Call einen Grund, das Erstgespräch einen Inhalt und das Angebot eine Zahl, gegen die 6.900 € klein aussehen. Nicht „wir bauen Ihnen ein CRM“, sondern „wir haben nachgesehen, hier liegen 531.000 € still“.
Diese Zahlen sind auch eine Selbstkritik. Sie stammen aus einem Konto, das wir siebzehn Monate lang betreut haben. Genau deshalb sind sie glaubwürdig: „Wir haben das gebaut, wir haben nachgemessen, und wir zeigen Ihnen, was dabei trotzdem liegen bleibt — und was wir daraus gebaut haben.“ Das ist ein stärkerer Beweis als jede Erfolgsgeschichte, weil niemand ihn erfinden würde.
Der Ausbau muss den Aufbau billiger machen, nicht teurer
Die Kapazitätsgrenze liegt bei fünf Personentagen je Aufbau. Das aktuelle Setup verletzt sie strukturell: fünf der Eingangsstrecken sind Kopien voneinander, und jede Änderung muss fünfmal gemacht werden.
Heutige Bauart
27 Automationen, davon fünf fast identische Meta-Strecken, zwei mit Textresten aus fremden Kampagnen. Jede neue Quelle heißt: neue Strecke bauen, testen, pflegen. Der Aufbau wächst mit jedem Kanal.
Produktbauart
Ein Eingang für alle Quellen, dahinter eine Tabelle mit Quelle, Produkt, Label und Benachrichtigung. Neue Kampagne heißt: eine Zeile. Der Aufbau bleibt gleich groß, egal wie viele Kanäle dazukommen.
| Baustein | Beim nächsten Kunden |
|---|---|
| Eingangs-Router mit Dublettenprüfung | Konfiguration statt Bau. Löst nebenbei das fehlende Dedupe, das heute bei jeder Wiederanfrage einen zweiten Kontakt erzeugt. |
| Wiedervorlage-Engine | Läuft branchenunabhängig. Die Kadenzen sind Text, keine Logik. |
| Tagesliste und Wochenbericht | Identisch bei jedem Kunden. Das ist das Gesicht des Produkts. |
| Conversion-Rückkanal | Einmal gebaut, überall gleich. Nur Konten tauschen. |
| Adapter je Fremdsystem | Der einzige Teil, der wirklich pro Kunde entsteht: Buchhaltung, Branchensoftware, Telefonie. Ein Schlüsselfeld je System, wie bei FTWD. |
Die vier Kernbausteine sind der Standard, den jeder Kunde bekommt. Nur die Adapter werden verhandelt. Das ist die Trennlinie, an der auch der Preis hängt.
Womit anfangen
Sortiert nach Wirkung je Aufwand, nicht nach Eleganz. Die ersten drei Zeilen kosten zusammen weniger als einen Personentag und ändern mehr als alles darunter.
| Schritt | Wirkung | Aufwand |
|---|---|---|
| Verpasste Anrufe aus der Aufgabenliste nehmen Eigener Kanal, Verfall nach 48 Stunden | Ein Viertel Rauschen verschwindet, die Liste wird wieder gelesen | Stunden |
| Regel „kein Vorgang ohne nächsten Schritt“ Täglicher Lauf, der fehlende Schritte selbst anlegt | Trifft sofort 163 Vorgänge mit 1,0 Mio € offenem Volumen | 1 Tag |
| Abschlüsse sauber setzen Bezahlte Vorgänge schließen, Altpipeline räumen | Erst danach ist überhaupt eine Quote messbar — Voraussetzung für die Garantie | 1 Tag |
| Angebotskadenz mit Ende | Greift direkt die 531.370 € an, die stillstehen | 2–3 Tage |
| Nurture für Lead-Magnete | 122 bezahlte Kontakte, die heute nichts tun | 2–3 Tage |
| Tagesliste und Wochenbericht | Das Gesicht des Produkts, ab hier ist es verkaufbar | 4–5 Tage |
| Conversion-Rückkanal einschalten | Werbebudget wird besser, ohne dass jemand mehr ausgibt | 2 Tage |
| Gesprächsintelligenz nutzen | Der Sprung, den Wettbewerber nicht haben | Projekt |
| Leck-Report automatisieren | Macht die Akquise selbst zum Produkt | 3–4 Tage |
Was gebaut wurde, ist ein sehr gutes Gedächtnis. Was fehlt, ist ein Gewissen: etwas, das nachts durch den Bestand geht und morgens sagt, was liegen geblieben ist. Das ist der kleinere Teil der Arbeit und der ganze Unterschied im Verkauf.